O que são sistemas processos e fluxos

1. Sistemas

Definição:Os sistemas representam as grandes áreas funcionais ou departamentos da transformação. São conjuntos amplos que englobam vários processos e que, em conjunto, contribuem para o objetivo estratégico global.

Como aplicar:

• Sistema de Comunicação e Alinhamento:
  Engloba todas as iniciativas voltadas à centralização da comunicação, padronização das mensagens e criação de canais unificados.

• Sistema Financeiro e Operacional:
  Abrange as ações de reestruturação financeira, renegociação de dívidas e otimização dos processos operacionais.

• Sistema de Branding e Marketing Digital:
  Concentra os esforços de reposicionamento da marca, padronização de conteúdo e integração dos canais de marketing.

• Sistema de Monitoramento e Ajuste:
  Refere-se à definição de metas, KPIs e à realização de reuniões periódicas para acompanhamento dos resultados e ajustes estratégicos.

2. Processos

Definição:Os processos são grupos de tarefas fragmentadas, cada uma delas contribuindo para o funcionamento ou melhoria de um sistema. Cada processo é composto por etapas menores que, juntas, levam a um objetivo específico dentro do sistema.

Como aplicar:Dentro de cada sistema, identifique processos distintos, por exemplo:

• No Sistema de Comunicação e Alinhamento:

  • Processo de Centralização da Comunicação:

    1. Diagnosticar falhas no canal atual.

    2. Selecionar e implementar uma ferramenta colaborativa.

    3. Definir protocolos e regras de uso.

• No Sistema Financeiro e Operacional:

  • Processo de Revisão Financeira:

    1. Mapear custos e dívidas.

    2. Negociar com credores e parceiros.

    3. Implantar controles financeiros rigorosos.

• No Sistema de Branding e Marketing Digital:

  • Processo de Padronização de Conteúdo:

    1. Revisar e alinhar identidade visual e textual.

    2. Integrar campanhas entre os canais digitais.

    3. Aprovar coletivamente as novas iniciativas de marketing.

• No Sistema de Monitoramento e Ajuste:

  • Processo de Estabelecimento de KPIs:

    1. Definir indicadores de desempenho para cada área.

    2. Organizar reuniões periódicas de acompanhamento.

    3. Ajustar estratégias com base em dados.

3. Fluxos

Definição:O fluxo é o percurso ou sequência lógica que conecta as tarefas dentro de cada processo, definindo a ordem e o ritmo de execução. Ele garante que cada atividade ocorra no momento certo e de forma integrada, contribuindo para a eficiência do processo.

Como aplicar:

• Para cada processo definido, crie um fluxo que estabeleça:

  • Sequência: Qual tarefa vem primeiro, qual é a dependência entre elas.

  • Cronograma: Estabeleça prazos e pontos de verificação para cada etapa.

  • Integração: Garanta que o fluxo de tarefas se alinhe com os demais processos e, consequentemente, com o sistema como um todo.

Exemplo Prático – Sistema de Comunicação e Alinhamento:

• Fluxo do Processo de Centralização da Comunicação:

  1. Diagnóstico Inicial:

     • Tarefa: Levantar problemas na comunicação atual.

     • Sequência: Primeiro passo para identificar pontos críticos.

  2. Seleção da Ferramenta:

     • Tarefa: Pesquisa e escolha da melhor plataforma colaborativa.

     • Dependência: Depende dos dados do diagnóstico.

  3. Definição de Protocolos:

     • Tarefa: Elaborar regras de uso, frequência e tipo de mensagem.

     • Integração: Essa etapa deve ser validada por todos os sócios, garantindo o alinhamento.

É importante mantermos dignidade em nossas tarefas e consumir a nova proposta da Aude pra 2025 como pedra angular.